Een event inzetten
als marketingmiddel

Een event organiseren, een hele uitdaging, maar oh zo waardevol! Het draagt bij aan je merk, je geloofwaardigheid en de gun-factor. Je kan denken aan een informatief event, maar ook een deelname aan een georganiseerde beurs kan een meerwaarde zijn. Maar waar moet je beginnen? En wat zijn nu juist die dingen waar je mee moet starten en wat je ECHT niet mag vergeten.

Het begint allemaal met: Wat wil je bereiken? Een vraag waar je misschien niet altijd een pasklaar antwoord op hebt, maar wel erg belangrijk is om erna te kunnen evalueren of het event geslaagd was.

Wat wil je bereiken?

Je denkt misschien enkel aan ‘meer sales’ genereren als doel, maar er liggen talloze andere kansen. Denk aan een event als bedankje aan jarenlange klantrelaties, kennisoverdracht, jezelf (opnieuw) positioneren, het testen van een nieuw product (hoe staat je potentiële klant er tegenover) of naamsbekendheid.

Marleen Sahetapy Fotografie

You get it? Dan komt de hamvraag? Zelf organiseren, samen organiseren met een collega-ondernemer of aansluiten bij een bestaand evenement? Hier geldt geen goed of fout. Wel is het belangrijk na te denken waar en waarmee je de gewenste doelgroep bereikt en het meeste triggert om jouw evenement te bezoeken. Klanten waarmee je al jarenlang samenwerkt wil je wellicht graag persoonlijk spreken. Daar past een privé evenement logischerwijs beter bij dan een bestaand evenement zoals een beurs. Zo organiseerden wij voor een selectie van onze Badkoerier klanten – het toeristenmagazine in Zeeland wat we uitgeven – uit Walcheren/de Bevelanden, Schouwen-Duiveland en Goeree-Overflakkee een evenement in samenwerking met het Mondragon hotel en Stadhuismuseum te Zierikzee. Een informatief netwerkprogramma met een cultureel tintje.

Is het testen van een nieuw product jouw doel. Dan is een representatieve steekproef van belang. Een drukbezochte beurs kan de uitkomst bieden!

Lijstjes

Beide events vragen om lijstjes (heel veel lijstjes), aandacht en nazorg.

Want heb je de juiste vorm gekozen, een datum geprikt, het budget besproken en een stand of locatie gereserveerd  dan kan je aan de slag met de rest van de to do-list.

Een naam bedenken voor je event (met of zonder aparte huisstijl), uitnodigingen (laten) verzorgen, een aparte pagina aanmaken op je website, eventueel een ticket-systeem opstarten, social media posts schrijven en inplannen, naamkaartjes en goodiebags bestellen, catering regelen, een coördinator aanstellen voor het event zelf, het programma uitwerken, partners zoeken om je locatie aan te kleden, technische ondersteuning in orde brengen, etc, etc.

Overzicht bewaren

Om op cruciale momenten het overzicht te kunnen bewaren werken wij vaak met lijstjes in the cloud. Handig omdat je er altijd bij kunt en je die Ohja-momenten meestal hebt op momenten dat je even niet op kantoor bent. Naast je to do-list kan je hier je activiteitenlijst, programma, materiaallijst, draaiboek en begroting in kwijt. En niet onbelangrijk. Je kan er in samenwerken met je collega’s en partners zodat het voor iedereen helder blijft.

Weet je niet waar je moet beginnen? Download hier de To Do-list zodat je alvast een start-document hebt.

Hulp nodig?

Interesse om een event te organiseren, maar kan je hierbij hulp gebruiken? Zoals communicatiemiddelen laten ontwikkelen, een sterk programma neerzetten of liever volledige ontzorging?  Neem contact op met Marianne of Nathalie.